Первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs, разработанной ГК ЛАНИТ, был успешно завершен в учреждении «Управление автомобильных дорог Республики Карелия». Заказчик приобрел 60 лицензий LanDocs.
Управление автомобильных дорог Республики Карелия руководит работами по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона. А это почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, которые проходят через 550 мостов и путепроводов. Штат Управления состоит из 125 человек, десять из которых трудятся дистанционно.
Деятельность сотрудников Управления сопряжена с большим количеством договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. До внедрения системы электронного документооборота весь процесс работы с документами осуществлялся на бумаге.
Необходимость перемен была вызвана тем, что рост интенсивности документооборота увеличил риски, связанные с нарушением сроков исполнения важных документов, и привел к уменьшению эффективности регулирования деятельности организации. Для изменения ситуации Управтодор Карелии обратился к одной из ведущих российских СЭД — системе LanDocs.
С помощью системы электронного документооборота стал возможным сквозной контроль выполнения задач, что позволило руководителю видеть полную картину текущих рабочих процессов. Также система обеспечивает мониторинг деятельности сотрудников, работающих вне офиса.
Александр Кошкин, руководитель ИТ, Управтодор Карелии рассказал о ценности системы: «Уже сегодня в системе начали работать три заместителя руководителя, специалист по делопроизводству, начальники отделов и их заместители, инженеры на местах и сотрудники, выбравшие удаленный формат. Ценность системы LanDocs в том, что она помогает им лучше выполнять профессиональные задачи, планировать свою работу, видеть приближение контрольных сроков и вовремя предпринимать активные действия. Тогда СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы».
В настоящее время Управтодор Карелии нацелен на увеличение числа пользователей LanDocs, а также на разработку мобильного доступа к веб-клиенту СЭД и включение в систему электронного документооборота документов, не вошедших в первый этап.